原本還付

留学生が、留学ビザから就労ビザへの変更申請をするときに、大学の卒業証明書を添付する場合がありますが、卒業証明書の代わりに「卒業証書（学位記）」でもよいことになっています。
ところが、入国管理局に提出した書類は本人に返還されませんので、卒業証書もそのまま提出しなければならないのかという問題が出てきます。
そこで、申請のときに卒業証書を提出する場合には、卒業証書の原本とコピーを持って行って、申請の窓口で原本と照合したのち、その場で原本を返してもらう、という取り扱いをしています。

原本提出が原則で、例外的に原本還付（原本はその場で返してもらう）ができるという扱いになっています。考え方としましては、卒業証書など「一生に１回しかもらえないような書類」、あるいは「雇用契約書・賃貸借契約書など」は原本還付ができますが、卒業証明書など「請求に応じて役所や関係機関がいつでも発行できるような書類」は原本提出、ということになります。

何年か前は、申請窓口で（原本還付を口頭で伝えたにもかかわらず）、外国の大学の立派な卒業証書を窓口のうしろの棚に積んで置かれてしまったこともありました。最近では、窓口で「お返しする書類はありますか？」と聞かれることもありましたので、窓口の対応も変わってきましたが、原本還付ができる場合もあるということをちょっと頭のすみに置いておくのもよいでしょう。